「文」というのは、句点(。の事)から句点までの文字列の事です。文の集合体を「文章」と言います。
文には「単文」と「複文」があります。単文とは、文の中に述語が1つしか存在しないものの事です。逆に複文は、文の中に述語が2つ以上存在するものの事です。以下に例を示します。
一般的に、複文は可読性を下げてしまいます。不必要な複文の使用は避け、複文は幾つかの単文に分けましょう。また、述語が3つ以上ある複文はかなり理解しずらく、書き手も混乱する場合があるので、どうしても分けられないのでなければ2つの文に分割して下さい。
前述の例を使って、どのように分割するかを示します。
このように短く文を句点で区切っていく事で、個々の文意が明確になります。
「常体」というのは「だ・である」で文末が終わる文体の事です。「継体」というのは「です・ます」で文末が終わる文体です。以下に例を示します。
声に出して読んでみると分かるのですが、常体よりも継体の方がすらすらと読む事ができます。また常体は、読者に対して押し付けがましい印象を与えてしまいます。論文にように、ある程度の格調が求めらる時には常体を使うべきです。しかし日常的に利用するメールや報告書ならば、継体で文体を統一しましょう。
会話をしていると多くの場合、主語を省いて意志疎通ができる事に気付くでしょう。これは日本語の特徴です。しかし、仕事上で使う文章ならば曖昧さを減少させる為にも、主語はしつこいと思われる程にハッキリを示しましょう。
日本語では「は・が・も・こそ・さえ」といった助詞を伴なった言葉の事を主語といいます。「小野は」「小野が」「小野も」「小野こそ」「小野さえ」となります。
例えば、上司に「この仕事をやってくれないか」と言われた時、「私はやります」と応えるのと、「私がやります」と応えるのは意味が違います。これを単に「やります」と言ってしまうと、その返答には曖昧さが残る事になります。
逆に主語と述語さえ明確に示されていれば、文意はほぼ間違いなく伝わるります。それ以外の修飾語は、必要最低限に絞りましょう。